ARKA+ – system do prowadzenia szkoły jazdy
Ośrodek szkolenia kierowców z Bydgoszczy prowadził grafik, flotę i kursantów na WhatsAppie, telefonie i w pamięci biura. Dziś biuro, instruktorzy i kursanci pracują na jednym grafiku i jednej flocie, a każdą odbytą jazdę kursant potwierdza podpisem na ekranie.
Było
Obieg informacji stał na WhatsAppie, telefonie i pamięci biura. Konflikty w rezerwacji pojazdów rozwiązywało się telefonicznie, a odbycie jazdy potwierdzało na słowo.
Jest
Biuro, instruktorzy i kursanci pracują na jednym grafiku i jednej flocie. Każdą odbytą jazdę kursant potwierdza podpisem na ekranie. Konflikt rezerwacji pojazdu rozwiązuje się jednym kliknięciem - system proponuje trzy pojazdy zastępcze wraz z uzasadnieniem.
Trzy moduły, na których pracuje biuro: kursanci z przypisaniami i terminami, grafiki i obciążenie instruktorów, oraz flota z zajętością i serwisem. Czwarty kafel na ekranie - raporty, kto ile z kim wyjeździł - dochodzi w kolejnym etapie i u klienta jeszcze nie działa.
Czego system pilnuje sam
- Termin można zmienić albo odwołać najpóźniej 24 godziny wcześniej - później system tego nie przyjmie.
- W niedzielę jazd nie ma i nie da się ich wpisać.
- Ten sam instruktor i ten sam pojazd nie zostaną umówieni dwa razy na tę samą godzinę.
Kto co widzi
- Kursant widzi swoje terminy i historię jazd, i to on podpisuje odbytą jazdę na ekranie.
- Instruktor widzi własny grafik na dziś i najbliższe dni oraz pojazd przypisany do każdej jazdy.
- Biuro widzi grafik całego ośrodka, zajętość floty i kursantów; tylko biuro zakłada konta, otwartej rejestracji nie ma.
Jeden ekran zamiast obdzwaniania instruktorów: przy każdym pojeździe pas godzin od 7:00 do 19:00, a kolor mówi, czy to jazda z kursantem, rezerwacja ręczna, wolne okno czy auto stojące w serwisie.
Oba zrzuty pochodzą z instancji demonstracyjnej systemu, nie z konta szkoły - liczby, numery rejestracyjne i godziny na ekranach są przykładowe. Danych kursantów nie pokazujemy nigdzie: kadry są obcięte tak, żeby nie było na nich nazwisk ani adresów.
Co obejmuje system
Biuro pracuje dziś na trzech modułach.
- Kursanci – baza osób w szkoleniu, przypisanie do instruktora, terminy i historia odbytych jazd.
- Instruktorzy – grafik każdego instruktora i podgląd obciążenia, żeby biuro widziało wolne okno, zanim zacznie dzwonić.
- Flota pojazdów – zajętość aut w ciągu dnia, rezerwacje i pojazdy stojące w serwisie.
Czwarty moduł – raporty, czyli zestawienie „kto ile z kim wyjeździł” gotowe do wydruku – jest zaplanowany jako kolejny etap. Jego kafel widać na zrzucie pulpitu, ale u klienta jeszcze nie działa: dziś takie zestawienie powstaje ręcznie.
Jak ten system powstał
Kolejność była dokładnie taka, jak ją opisujemy w ofercie. To zresztą jedyna rzecz z tego projektu, którą da się przenieść gdzie indziej jeden do jednego – reszta jest szyta pod ten konkretny obieg pracy.
- Warsztat. Rozrysowaliśmy drogę jednej jazdy: od zapisania kursanta, przez umówienie terminu i pojazdu, po zamknięcie jazdy w papierach.
- Makieta. Klikalny szkic ekranów, zanim powstała pierwsza linijka kodu produkcyjnego. Dopiero na makiecie widać, czy ktoś naprawdę tak pracuje.
- Wdrożenie. Zbudowany system, wprowadzone dane, założone konta, przeszkolone biuro i instruktorzy.
- Rozwój. Etap, w którym jesteśmy teraz: kolejne funkcje ustalamy i dopisujemy po kolei.
Terminów tu nie podajemy, bo każdy zakres ma swój. Realny termin dostajesz po warsztacie, razem z zakresem.
Co ustaliliśmy i dlaczego
W każdym z czterech miejsc niżej dałoby się zrobić prościej. Piszemy, dlaczego zrobiliśmy inaczej, bo to właśnie te decyzje – a nie lista funkcji – odróżniają jeden system od drugiego.
Reguły miały być egzekwowane, a nie ogłoszone
Trzy zasady wypisane wyżej mogłyby być akapitem w regulaminie ośrodka. Są zamiast tego warunkiem w systemie: kto próbuje odwołać jazdę na sześć godzin przed terminem, po prostu tego nie zapisze. Ustalenie, którego nikt nie pilnuje, po miesiącu przestaje obowiązywać.
Konflikt pojazdu nie blokuje, tylko proponuje
Najprostsze rozwiązanie to nie pozwolić umówić zajętego auta i zostawić biuro z problemem. Ustaliliśmy inaczej: przy konflikcie system pokazuje trzy pojazdy zastępcze i pisze, dlaczego akurat te. Blokada zatrzymuje pracę, propozycja prowadzi ją dalej.
Jazdę zamyka podpis, nie słowo
Wcześniej odbycie jazdy potwierdzało się ustnie. Teraz kursant podpisuje ją na ekranie. Kosztuje to jedno kliknięcie na końcu jazdy – i zamyka temat rozbieżności między tym, co zapisane, a tym, co odjeżdżone.
Konta zakłada biuro, otwartej rejestracji nie ma
W systemie z danymi kursantów samodzielna rejestracja jest furtką, nie udogodnieniem. Konto zakłada biuro i ono decyduje, kto co widzi.
Dla kogo ten wzorzec się powtarza
Szkoła jazdy jest tu przykładem, nie warunkiem. Ten sam układ wraca wszędzie tam, gdzie trzeba pogodzić naraz trzy rzeczy: grafik ludzi, dostępność sprzętu i potwierdzenie, że usługa naprawdę została wykonana. Serwis z ekipami w terenie, wypożyczalnia, gabinet z kilkoma specjalistami i kilkoma salami – problem wygląda tak samo, zmieniają się tylko nazwy.
Nie obiecujemy, że u Ciebie wyjdzie identycznie, bo nie znamy Twojego obiegu pracy. Od tego jest warsztat: rozrysowujemy go razem i dopiero wtedy widać, co warto zautomatyzować, a czego lepiej nie ruszać.
Tak umawiamy się na współpracę: uzgadniamy zakres, dowozimy, zostajemy i rozwijamy to, co działa. Ten system nie jest „zamknięty” - kolejne funkcje ustalamy i dopisujemy etapami.
Opis sprawdzony 13 września 2026. System jest rozwijany, więc jeśli chcesz wiedzieć, co się zmieniło od tego czasu - zapytaj, sprawdzimy.